Что такое онлайн касса

Онлайн касса - это новое поколение кассовых аппаратов, основной особенностью которых является возможность отправлять данные о каждой транзакции (каждый пробитый чек) сразу в налоговую

 Онлайн касса - это новое поколение кассовых аппаратов, основной особенностью которых является возможность отправлять данные о каждой транзакции (каждый пробитый чек) сразу в налоговую. Необходимость моментально отправлять каждый чек, это не эволюционное развитие технологий, а предписание, направленное сверху. Все положения о кассах изложены в 54-ФЗ.

Как устроена онлайн касса

Онлайн касса представляет собой непосредственно кассовый аппарат, в который вставляется специальный чип, так называемый фискальный накопитель (ФН). Касса должна иметь возможность подключаться к сети интернет. Подключение к интернету обычно осуществляется с помощью обычной сим-карты (3G/4G) или по wi-fi. Подключившись к сети интернет, касса связывается с серверами оператора фискальных данных (ОФД), передает туда данные. А ОФД уже передаёт данные в налоговую. В кассе также должен присутствовать принтер для чеков. Допускается использование принтеров в виде отдельных устройств (фискальный регистратор), в таком случае ФН устанавливается непосредственного в него.

Схема работы онлайн кассы


Какие кассы разрешено использовать

   Не каждую кассу разрешено использовать в качестве кассы. К работе на территории РФ разрешено использовать кассы, которые сертифицированы государством и внесенные в специальный реестр ( перечень по ссылке). На 17 апреля 2018 года в реестре находится 124 кассы. Сертификация производителей длится обычно несколько месяцев. О внесении в реестр новых актуальных устройств можно узнать на сайте налоговой. Сертификации подлежит как само устройство (железка), так и программное обеспечение. 

    Фискальный накопитель (ФН) представляет собой небольшой картридж (чип) размером примерно 3x3x0.9 см. Выпуском ФН занимаются 7 компаний, которые работают по гос.подряду (РИК (в насто- ящий момент завод не функционирует), Инвента, Измеритель, Прагматик, Концерн Ав- томатика, Эвотор, Дримкас). По сути ФН является модулем шифрования при передаче данных. Компании, выпускающие ФН-ы, сертифицированы ФСБ. Поддельных ФН на рынке не замечено.

Фискальный накопитель

  

   ФН также различают по версии. Сейчас используют версии 1.0, 1.05,1.1., которые поддерживают соответствующий формат фискальных данных (ФФН). ФФН - это особый алгоритм, утвержденный законом, в соответствии с которым на фискальном документе, формируемом онлайн-кассой, размещаются различные реквизиты (отражающие содержание, проведенной на данном устройстве). В зависимости от версии, в налоговую передается разный набор данных. Чем старше версия, тем больше данных о транзакции передается в налоговую. Например, в версии 1.0 передается только название товара и сумма продажи по каждой позиции в чеке. В версии 1.1 будет передаваться в дополнение страна производства товара, штрих-код на упаковке и т.п. Обязательность использования разных версий и даты, с которой необходимо использовать определенную версию прописана в 54- ФЗ. Формат фискальных данных 1.0 действует до конца 2018 года. Дальше вступает в действие версия 1.05, срок окончания действий данного формата пока не озвучен. Модуль- Касса поддерживает формат 1.05 по умолчанию. Подробнее о форматах можно почитать, например, здесь. 

Срок эксплуатации фискального накопителя

  ФН имеют срок эксплуатации. Бывают на 13 (ФН версия 1.0), 15 (версии 1.05/1.1) и 36 месяцев. Называют их соответственно ФН13 ФН15 и ФН36. В 54-ФЗ описано какой тип бизнеса, в зависимости от системы налогообложения, какой тип ФН должен/может использоваться. Срок действия ФН начинает отсчитывать с даты активации чипа (постановки кассы на налоговый учет). 

Требования закона к сроку эксплуатации представлены на рисунке ниже.

Сроки эксплуатации фискального накопителя

Оператор фискальных данных

Следующее звено в технологии работы кассы это - оператор фискальных данных. В настоящее время в качестве ОФД сертифицировано 18 компаний (полный список). С кем из них  работать, предприниматели могут выбирать самостоятельно. Но обычно продавцы касс предлагают готовое быстрое решение, в зависимости от того, с каким оператором имеют договорные отношения. Для ИП или юр. лица принципиальной разницы с каким ОФД работать нет. Значение имеет только сумма денег, которую с вас просят за данную услугу. 

Постановка кассы на налоговый учет

Чтобы активировать онлайн кассу (поставить на учет в налоговую)и она  начала работать в полном соответствии с законом, её необходимо зарегистрировать в Федеральной Налоговой Службе. Самый понятный (но не самый простой) способ зарегистрировать кассувзять кассу, ФН, уставные документы юр.лица и пойти лично в налоговую. 

   Есть альтернативный и более простой способ - онлайн-регистрация на сайте налоговой. Для онлайн-регистрации потребуется доступ к личному кабинету юр.лица на сайте налоговой, квалифицированная электронная подпись (КЭП) и электронный договор с ОФД (можно получить на сайте ОФД). После этого переходите в личной кабинет налоговой, вводите серийный номер кассы (указан на кассе), серийный номер ФН (указан на ФН) и добавляете файл с КЭП (подписываете заявку электронной подписью). Онлайн-регистрация осуществляется в течение 10-15 минут. Единственным недостатком такого способа является  то, что для получения КЭП необходимо удостоверить свою личность (предъявить документы юр.лица). Однако удостоверить личность и получить КЭП значительно проще, чем лично отстоять очередь в налоговой, так как верификацию могут проводить значительно большее число компаний, чем налоговых. К тому же, если у вас уже есть электронная подпись, то дополнительных проблем не возникнет. Получается, что для полноценной работы онлайн-кассы необходимо обязательно пройти следующие этапы:

Этапы постановки онлайн кассы на учет в налоговую

Подведем итоги: 

- каждая онлайн касса должна быть на учете в налоговой (через личный кабинет на сайте или при личном посещении налоговой)

-каждая касса должна иметь договор с ОФД в обязательном порядке в соответствии с законодательством. Данную услугу компании, продающие кассу вносят отдельным пунктом в прайс либо  включают в стоимость обслуживания.